議事録をとる目的は

交渉をしたら、議事録をつくると良いといわれています。議事録はできるだけ自分でつくります。そして関係者や交渉相手に送ります。議事録を自分でつくり、関係者や交渉相手に送るのにはある理由があります。

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人の記憶というのはあやふやなものです。交渉をしても、議事録が残っていないとそのときどんな話をしたのか、どんなことに合意したのか、どんなことが課題に残っているのかを忘れてしまうことはよくあります。ただ忘れるだけでなく、自分の都合の良いように考えてしまうことも少なくありません。
交渉相手の記憶と、自分の記憶が違っているということも少なくありません。お互いに勝手な解釈をしてしまうと、交渉後にもめごとを引き起こすようになります。
議事録が無いと、交渉した意味がなくなってしまうだけでなく、後でお互いに不愉快な思いをすることにもなりかねません。

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議事録をつくるのは面倒臭いです。だからこそ、コチラが議事録をつくれば交渉が有利になります。
コチラがせっせと議事録を作れば、交渉相手もラクチンですし、安心します。だんだん、相手もコチラの議事録を頼りにするようになります。
そうしてその後の交渉がコチラのつくった議事録に基づいて進められるようになるのです。
議事録は備忘録になるだけでなく、不明瞭な点や、お互いが勝手な解釈をしがちな点を明らかにしてくれます。その議事録を自分たちで書けば、交渉を比較的容易に自分たちに都合の良い方向に持っていけます。
交渉をスムーズに、また有利に進められるためには、議事録をつくる習慣を身につけることがとても大切です。

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